相談内容

　現、代表取締役の金銭的な不正により、代表取締役自身が辞任することを承知したのですが、次回の取締役会にて最終的な結果が出るようになっております。
　本人より申し出があったことから、今回の不正については将来的なことも考慮し、法的手段は適用しないこととしたものの、今後一切問題がないように処理したいと考えて降ります。
　議事録の作成方法及び別途作成を要する書類等がございましたら、書式等参考書類をご指導いただきたいと願っております。役員会が迫っていますので宜しくお願いいたします。

回　　答

　問題を整理すると
　�@代表取締役の金銭的な不正により、代表取締役自身が辞任することを承知し、取締役会にて最終的な結果が出るようになっている。
　　�A本人より申し出があったことから、今回の不正については将来的なことも考慮し、法的手段は適用しないこととした
　　�B今後一切問題がないように処理したいと考えている
　　�C議事録の作成方法及び別途作成を要する書類等についてどうしたらよいか
とまとめさせていただきました。

　�@の件ですが、取締役会で承認すればよしとされるものなのか、株主総会での判断を要することなのかの区分は如何なのでしょうか。�Aにも関わってきますが、本来法的に処理すべき問題であったのにそれをせず、将来、株主から代表取締役の不正責任は勿論、取締役の監督責任や不正の隠蔽責任を問われることはないのか、ということです。

　�@と�Aに問題が無いとした前提で、
　　　イ、本人に、不正を自白した内容と証拠物を明確にし、会社に与えた損害額を明示した不正の「顛末書・始末書」、
　　　ロ、損害額の弁済方法を連帯保証人つきの「弁済契約書」に明記させること、
　　　ハ、今後の会社の信用に関わりますので、無断で社外に対して問題の内容を口外しないことの「誓約書」を作成させる必要があると思います。

　文書は本人の口述をワープロで打って、書類の最後に「上記の文書は私の意思により口述筆記し作成したものに相違ありません。」として記載年月日、住所、氏名と実印による押印と印鑑証明の添付で結構だと思います。

　上記の書類の作成があれば、議事録には不正の事実については細々と書く必要はないと思います。「代表取締役○○は本人の申し出により　年　月　日代表取締役を辞任」でよいと思います。

　いずれにしても、将来、株主訴訟などの種をまかないことと、会社の信用の失墜につながらないことが一番大切です。